Assemblea dei soci

Domanda

È vero che il rapporto di revisione non deve essere votato? Dopo l'approvazione del rapporto annuale, è giusto votare il rapporto di revisione e poi il rendiconto annuale?

La risposta

Il rapporto di revisione è allestito da una persona o da un ufficio indipendente. Raccomanda all'assemblea dei soci di approvare o di respingere il rendiconto annuale e contiene eventuali altre raccomandazioni.

Il rapporto di revisione non viene votato. Serve ai soci per la discussione sul rendiconto annuale. Se i soci non sono soddisfatti del lavoro dell'ufficio di revisione, possono destituirlo e proporne un altro al suo posto.

Il resoconto (anche rendiconto o reporting) aiuta un organo superiore a valutare la situazione e a prendere i provvedimenti per il futuro. Mediante il rapporto annuale e i conti annuali, la direzione rende conto all’assemblea dei soci in merito alla sua attività nel corso dell’anno precedente. Il segretariato o i gruppi di lavoro rendono conto regolarmente alla direzione. Il resoconto ha sempre una parte che riguarda i contenuti e una parte finanziaria. Insieme al controllo è la base dell'esercizio della responsabilità delle istanze superiori. La direzione rende ad es. conto all’assemblea dei soci delle sue attività nel corso dell’anno precedente (rapporto annuale e conti annuali). A sua volta, il segretariato rende conto alla direzione a cadenza regolare. Il resoconto può avere forma orale o scritta.

Domanda

La nostra direzione ha deciso che in futuro verserà ai membri un gettone di presenza. A questo fine dobbiamo avere il consenso dell'assemblea dei soci?

La risposta

Lo statuto regola le competenze all'interno dell'associazione. Se ad esempio stabilisce che la direzione ha diritto solo al rimborso delle spese effettivamente sostenute, i membri non possono ricevere un gettone di presenza, a meno che si tratti di un rimborso forfettario per spese sostenute. In assenza di una tale disposizione e se l'assemblea dei soci delibera in merito al budget, l'importo deve essere messo nello stesso. Ciò permette ai soci di avere voce in capitolo nell'approvazione del budget. Forse la direzione ha anche una somma fissa di cui disporre liberamente.

Se né lo statuto né i regolamenti forniscono indicazioni sulla competenza in materia di spese, la direzione dovrebbe sottoporre all'approvazione dell'assemblea dei soci un regolamento delle spese e dei rimborsi.

Occorre tenere presente che il gettone di presenza è un'indennità per il lavoro svolto e pertanto è anche imponibile per il beneficiario: l'associazione deve cioè emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».

Con l’ordinamento interno, l’associazione si dà un regolamento che definisce i compiti, le competenze e responsabilità dell’associazione, nonché le competenze dei singoli soci, del settore e della direzione generale. In base allo statuto, l'ordinamento interno può anche essere emanato dall’assemblea dei soci.

L’ostruzionismo è un comportamento con cui si tende volutamente e sistematicamente ostacolare i lavori durante l’assemblea dei soci.

Durante le assemblee dei soci e le sedute della direzione, i soci e i membri devono prendere conoscenza di tutta una serie di questioni. È sufficiente esserne informato. Eventuali successive discussioni o decisioni (votazioni) avvengono in sedute posteriori. Esempio: a seconda dello statuto, l’assemblea dei soci prende conoscenza del preventivo o lo approva in votazione.

Domanda

In occasione di un imminente anniversario, il nostro coro ha previsto la pubblicazione di un opuscolo. A questo scopo la direzione ha posto in votazione una spesa di 500 franchi, che l'assemblea dei soci ha approvato. Ora risulta però che i costi sono stati ampiamente sottostimati. Dobbiamo porre in votazione anche il sorpasso della spesa preventivata?

La risposta

Per sicurezza, è opportuno che la direzione ponga in votazione la maggior spesa, convocando un'assemblea dei soci straordinaria. Nessuno meglio di voi può giudicare se alla presentazione dei conti l'assemblea dei soci ordinaria approverebbe il corrispondente superamento dei costi. In ogni caso, la direzione farebbe bene a informare i soci per tempo e in maniera trasparente.

Domanda

Siccome l'attività della nostra associazione è un po' stagnante, nella direzione abbiamo deciso di aumentare il budget per stampare nuovi volantini, farci un po' di pubblicità e lanciare una campagna di sensibilizzazione.  Siamo convinti che l'associazione può permettersi questo aumento piuttosto marcato delle uscite, ma non sappiamo se i soci condividono la nostra opinione.
Come presidente dell'assemblea dei soci, come mi devo comportare se quest'ultima non approva il budget?

La risposta

Essendo l'approvazione del budget di competenza dell'assemblea dei soci, la direzione e la presidente devono prepararsi bene ad argomentare la proposta. È inoltre importante che la direzione appoggi la proposta all'unanimità e che le cifre siano trasparenti e comprensibili per i soci. Aiuta anche presentare una pianificazione finanziaria a lungo termine.

I soci possono a loro volta proporre emendamenti: non è una questione di «tutto o niente». Se il budget appare a rischio, la presidente dell'assemblea può invitare i soci o i singoli votanti a proporre lo stralcio di alcune voci oppure, se necessario, anche (dolorosi) tagli.
Per il resto ci si deve attenere alle regole democratiche dell'associazione.

Conformemente all’Ordinanza 3 Covid-19 del Consiglio federale, fino al 31.12.2022 le associazioni erano autorizzate a tenere l’assemblea annuale online o a prendere le decisioni per iscritto, anche se lo statuto non lo prevedeva. L’ordinanza non ammetteva una combinazione delle due modalità di svolgimento dell’assemblea. Dal 1° gennaio 2023 le deroghe della Confederazione non sono più valide e le assemblee devono di nuovo svolgersi come previsto dallo statuto. Ciò significa che le assemblee possono essere tenute online o in forma ibrida solo se lo statuto lo consente esplicitamente.

Domanda

Il nostro statuto prevede che la convocazione dell'assemblea dei soci avvenga per iscritto. Possiamo convocarla anche per e-mail?

La risposta

La convocazione di un'assemblea dei soci ai sensi dell'art. 64 CC deve aver luogo secondo quanto previsto dallo statuto e/o eventualmente da una determinata pratica in uso nell'associazione. Se la convocazione è finora sempre avvenuta per lettera, un improvviso ricorso alla posta elettronica potrebbe essere contestato, se la convocazione non giunge a tutti i soci. È essenziale che tutte le persone aventi diritto a partecipare siano messe al corrente in buona fede e in tempo utile per poter partecipare.

Consigliamo pertanto di formulare con precisione nello statuto le modalità di convocazione. Vi sono varie possibilità di convocazione: per lettera, per e-mail, con un avviso nella bacheca dell'associazione, con un'inserzione sul giornale o sull'organo dell'associazione ecc.

La legge non prescrive una modalità per l'esercizio del diritto di mozione, nemmeno per la richiesta di un'assemblea dei soci straordinaria. Se lo statuto non prevede altrimenti, per le mozioni sono pertanto ammessi anche altri strumenti: e-mail, telefono ecc.
 

Conformemente all’Ordinanza 3 Covid-19 del Consiglio federale, fino al 31.12.2022 le associazioni erano autorizzate a tenere online l’assemblea annuale o a prendere le decisioni per iscritto, anche se lo statuto non lo prevedeva. L’ordinanza non ammetteva una combinazione delle due modalità di svolgimento dell’assemblea. Dal 1° gennaio 2023 le deroghe della Confederazione non sono più valide e le assemblee devono di nuovo svolgersi come previsto dallo statuto. Ciò significa che le decisioni possono essere prese per iscritto solo se lo statuto lo consente esplicitamente. Se lo statuto non contiene alcuna norma al riguardo, vale quanto segue: «L’annuenza scritta di tutti i soci ad una proposta è parificata alla risoluzione sociale, quand’anche non sia stata tenuta un’assemblea». Ciò significa che tutti i soci devono partecipare alla votazione per iscritto ed approvare le decisioni.

Domanda

Il nostro statuto non dice quando il verbale dell'assemblea deve essere inviato ai soci. È sufficiente allegarlo alla convocazione della prossima assemblea o dovrebbe essere inviato ai soci il più presto possibile dopo l'ultima assemblea?

La risposta

L'invio dei verbali non è disciplinato dalla legge. In mancanza di disposizioni nello statuto e di una consuetudine ben affermata, la direzione può inviare il verbale a propria discrezione.

Il vantaggio di inviare il verbale subito dopo l'assemblea è di permettere ai soci – soprattutto a quelli che erano assenti – di prendere atto per tempo delle decisioni prese. Se il verbale deve essere approvato dalla prossima assemblea dei soci, quello inviato è il «progetto di verbale». Se la direzione invia il verbale subito dopo l'approvazione, i soci possono essere invitati ad avanzare eventuali contestazioni. Se necessario, nell'assemblea dei soci successiva la direzione porrà in votazione una versione corretta. Conformemente all'art. 75 CC, un socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese dalla ricezione del verbale. Anche per questo è opportuno inviare tempestivamente il verbale. Altrimenti l'azione legale può essere intentata anche dopo un anno.

Se la convocazione avviene per e-mail, il verbale può essere allegato alla documentazione. Se il sito Internet dell'associazione dispone di un settore interno, vi si può archiviare il documento per informare i soci.

Conclusione:

• Il verbale serve a informare i soci e ciò depone per un suo tempestivo invio.
• Per approvare il verbale durante l'assemblea successiva, i soci devono conoscerne il testo. Anche in questo caso ciò depone per l'invio del verbale insieme alla convocazione.
• Per un minor consumo di carta, conviene sfruttare le possibilità digitali. Bisogna però avere riguardo verso i soci che non usano i mezzi elettronici.
• Di regola il verbale è firmato dalla persona incaricata della sua stesura e dal/dalla presidente.
• La direzione può anche disciplinare l'invio dei verbali mediante una corrispondente proposta all'assemblea dei soci. Ciò le permette di assecondare i desideri dei soci. A questo scopo non è necessaria una disposizione statutaria; basta una decisione dell'assemblea messa a verbale. 

I soci devono essere invitati per tempo a partecipare all’assemblea dei soci. Di solito ciò avviene per iscritto. Lo statuto può anche prevedere un invito per e-mail. In generale lo statuto stabilisce il termine entro il quale l’invito deve essere recapitato (termine di preavviso o termine di convocazione). Altrimenti, l’invito deve in ogni caso pervenire ai soci per tempo, per permettere loro di partecipare all'assemblea. La legge parla di un preavviso adeguato (di solito bastano da due a tre settimane). All’invito è allegato l'ordine del giorno. L’avviso dà ai soci l’opportunità di prepararsi all’assemblea e di decidere se partecipare. A seconda dello statuto, è previsto un termine per l’inoltro dei punti che i soci desiderano siano messi all’ordine del giorno.

Domanda

La settimana prossima si tiene la nostra assemblea dei soci. La mozione di un socio ci è giunta dopo il termine fissato dallo statuto. Il socio propone di mantenere invariata la quota sociale. La direzione propone invece di aumentarla. Dobbiamo mettere all'ordine del giorno la mozione del socio?

La risposta

Siccome l'oggetto «Quota sociale» è già all'ordine del giorno, la mozione inoltrata concerne un punto in agenda. Il termine ultimo per l'iscrizione di una mozione all'ordine del giorno riguarda solo i nuovi oggetti da trattare.

La mozione del vostro socio deve pertanto essere presentata e messa in votazione. Un socio deve inoltre avere la possibilità di presentare una mozione (concernente un punto all'ordine del giorno) anche durante l'assemblea stessa. Solo questa procedura rende possibile una discussione democratica che permetta di pervenire a una decisione.

Domanda

Vorremmo acquisire nuovi soci per la nostra associazione. Pensiamo di aprire al pubblico la nostra prossima assemblea dei soci e di invitare persone interessate e la stampa. Possiamo aprire l'assemblea dei soci anche a persone non aderenti all'associazione?

La risposta

Non esistono norme giuridiche al riguardo, a meno che la questione non sia disciplinata dallo statuto e da un regolamento.
Altrimenti l'associazione è libera di invitare anche persone non aderenti. E può senz'altro essere una buona idea. Soci potenziali, parenti, rappresentanti delle autorità o finanziatori, esperti, mass media: tutti possono essere invitati a partecipare. È opportuno riservare una sezione della sala agli ospiti, in modo che sia chiaro chi può votare e chi no.

Per simili inviti, l'evento dovrebbe essere sufficientemente interessate per gli ospiti e avere contenuti di rilievo. Nessuno ha voglia di stare ad ascoltare solo un piatto resoconto delle attività previste dallo statuto. Un invito con un programma vario e interessante è una valida motivazione a partecipare. E ovviamente bisogna riservare agli ospiti uno speciale benvenuto.
 

Domanda

I nostri soci sono sparsi in tutta la Svizzera e anche oltreconfine. Per molti di loro non è possibile venire all’assemblea. Possiamo organizzare un’assemblea online?

La risposta

I soci hanno il diritto di partecipare all’assemblea dei soci, alle votazioni e alle elezioni, nonché ai relativi dibattiti. Un’associazione svizzera che ha soci residenti all’estero deve garantire anche a loro la possibilità di esercitare questo diritto. In sostituzione o a complemento dell’assemblea in una sala conferenze, è possibile organizzare online un'assemblea virtuale (ad es. tramite Skype, FaceTime ecc.), oppure uno streaming in diretta dalla sala dell'assemblea, con una chat per la discussione e la votazione. Ciò è ammesso a condizione che tutti i soci ne siano informati per tempo, abbiano accesso a Internet e ricevano la documentazione e i dati di accesso necessari. La forma online sostitutiva deve essere autorizzata anche nello statuto.

L’assemblea dei soci deve essere annunciata per tempo, per dare ai soci la possibilità di partecipare adeguatamente preparati. I punti all’ordine del giorno devono essere descritti con chiarezza per permettere a tutti di farsi un’idea in merito alla portata del tema e di decidere se intendono partecipare all’assemblea. In caso di esclusione di un socio, il nome della persona interessata deve figurare, mentre in caso di elezioni non è necessario menzionare preliminarmente il nome dei candidati e delle candidate. Durante l’assemblea è possibile proporre anche nuove persone.

Ogni socio ha facoltà di contestare, entro un mese dalla presa di conoscenza, le decisioni che violano la legge o lo statuto. Con «legge» si intendono, oltre alla legge sulle associazioni, anche altre norme dell’ordinamento giuridico. Il concetto di statuto comprende anche altri regolamenti interni all’associazione. Se le istanze interne dell’associazione sono state sollecitate senza successo, la contestazione avviene in tribunale ad opera del socio ricorrente. Se violano lo statuto o la legge, sono contestabili anche le decisioni della direzione o di altri organi. Ha diritto di contestazione solo chi non ha approvato le decisioni contestate. L’azione deve essere intentata contro l’associazione. Se viene accolta, la decisione contestata è revocata con effetto retroattivo.

L’assemblea dei soci e la direzione possono prendere decisioni inerenti all'attività dell'associazione. le decisioni devono essere messe a verbale.

Le decisioni sono nulle, se contravvengono in maniera radicale alle disposizioni legali o statutarie. Se ad esempio si nomina una nuova direzione, senza che quella precedente abbia dimissionato o sia stata revocata, la decisione è nulla. Le decisioni nulle non hanno nessun effetto, diversamente dalle decisioni impugnabili, il cui effetto cessa quando sono state contestate con successo. Per la contestazione delle decisioni deve essere concesso un termine. La nullità può invece essere fatta valere in ogni momento da tutti gli interessati. Attenzione: non è sempre facile distinguere tra nullità e contestabilità.

In caso di una procedura giudiziaria contro un'associazione, il foro competente è quello del luogo dove ha sede l'associazione.

Domanda

Il nostro statuto non dice quando il verbale dell'assemblea deve essere inviato ai soci. È sufficiente allegarlo alla convocazione della prossima assemblea o dovrebbe essere inviato ai soci il più presto possibile dopo l'ultima assemblea?

La risposta

L'invio dei verbali non è disciplinato dalla legge. In mancanza di disposizioni nello statuto e di una consuetudine ben affermata, la direzione può inviare il verbale a propria discrezione.

Il vantaggio di inviare il verbale subito dopo l'assemblea è di permettere ai soci – soprattutto a quelli che erano assenti – di prendere atto per tempo delle decisioni prese. Se il verbale deve essere approvato dalla prossima assemblea dei soci, quello inviato è il «progetto di verbale». Se la direzione invia il verbale subito dopo l'approvazione, i soci possono essere invitati ad avanzare eventuali contestazioni. Se necessario, nell'assemblea dei soci successiva la direzione porrà in votazione una versione corretta. Conformemente all'art. 75 CC, un socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese dalla ricezione del verbale. Anche per questo è opportuno inviare tempestivamente il verbale. Altrimenti l'azione legale può essere intentata anche dopo un anno.

Se la convocazione avviene per e-mail, il verbale può essere allegato alla documentazione. Se il sito Internet dell'associazione dispone di un settore interno, vi si può archiviare il documento per informare i soci.

Conclusione:

• Il verbale serve a informare i soci e ciò depone per un suo tempestivo invio.
• Per approvare il verbale durante l'assemblea successiva, i soci devono conoscerne il testo. Anche in questo caso ciò depone per l'invio del verbale insieme alla convocazione.
• Per un minor consumo di carta, conviene sfruttare le possibilità digitali. Bisogna però avere riguardo verso i soci che non usano i mezzi elettronici.
• Di regola il verbale è firmato dalla persona incaricata della sua stesura e dal/dalla presidente.
• La direzione può anche disciplinare l'invio dei verbali mediante una corrispondente proposta all'assemblea dei soci. Ciò le permette di assecondare i desideri dei soci. A questo scopo non è necessaria una disposizione statutaria; basta una decisione dell'assemblea messa a verbale. 

Quando è stata presa una decisione, è possibile presentare una proposta per ritornare su un argomento già trattato e decidere ancora una volta. Può essere opportuno, ad es. quando c’è stato un vizio di forma, quando sono sorti nuovi aspetti o quando in una fase successiva è stata presa una decisione che non è conciliabile con la prima. Se la proposta di nuova deliberazione è accettata, si vota di nuovo. Il risultato può essere diverso oppure uguale a quello della prima votazione.

Domanda

In una votazione per iscritto è consentito esigere che i soci rispondano con nome, cognome e firma?

La risposta

Bisogna garantire che partecipino alle elezioni solo le persone aventi diritto. È pertanto giusto che le persone che votano possano essere identificate. Lo scrutinio può essere affidato a una persona indipendente che registrerà i voti espressi senza assegnarli alle persone che hanno votato. Se volete garantire l'anonimato totale, ad es. nelle elezioni, dovreste allestire delle schede di voto separate, da ritornare insieme al voto o alla scheda elettorale (come per le elezioni politiche). Si tratta di una procedura che consiglierei solo nel caso in cui un'elezione fosse molto controversa. 

Domanda

Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?

La risposta

La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.

Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.

Domanda

Quando entrano in vigore le decisioni dell’assemblea dei soci?

La risposta

Le decisioni prese entrano in vigore dopo la chiusura dell’assemblea, a meno che non sia stata fissata una data posteriore. Fino alla chiusura dell’assemblea è possibile presentare una proposta di nuova deliberazione (mozione d’ordine), per rivotare di una determinata delibera, a condizione che sussistano motivi importanti. Di conseguenza, ad es. una modifica dello statuto non può entrare in vigore immediatamente dopo che l'assemblea l’ha votata.

La decisione dell’assemblea di soci è una risoluzione sociale. L’assemblea dei soci decide in merito all'accettazione o al rifiuto delle proposte.

Per la composizione delle divergenze tra i soci e l’associazione, nonché per la contestazione delle decisioni, lo statuto può prevedere il ricorso ai tribunali arbitrali indipendenti. In caso di mancato accordo o di non accettazione della sentenza arbitrale, a seconda del tipo di controversia è possibile ricorrere ai tribunali ordinari.

Domanda

All'ultima assemblea dei soci, oltre ai cinque membri della direzione erano presenti solo quattro dei 120 soci della nostra associazione. Le decisioni importanti che sono state prese sono comunque valide?

La risposta

Sì, le decisioni sono valide. L'assemblea non potrebbe deliberare liberamente solo se lo statuto prevedesse un numero minimo di aventi diritto di voto presenti (quorum di presenza).

Le decisioni sono vincolanti per tutti i soci e i membri della direzione, anche se sono state prese da poche persone. «Gli assenti hanno sempre torto» è il principio applicato in questo caso. Conformemente all'art. 75 CC, ogni socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni che non ha approvato (anche perché assente) e che sono contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese da quando ne ha avuto conoscenza.

Una decisione della direzione o dell’assemblea dei soci che contravviene allo statuto può essere contestata entro il termine di un mese. Chi ha approvato la decisione non la può contestare.

Sussiste un vizio di forma ad esempio quando non tutti i soci ricevono la convocazione all’assemblea dei soci, oppure quando la convocazione riporta la data o il luogo sbagliati. I vizi di forma possono essere un motivo per la contestazione delle decisioni.

Durante un’assemblea, in merito a uno stesso oggetto ci possono essere più proposte che devono essere vagliate una dopo l’altra e votate a diversi livelli, finché ne rimane una sola che sarà la proposta principale. In votazione una proposta viene contrapposta all'altra. Quella che ottiene più voti elimina l’altra e così via. In linea di principio, prima si regolano i dettagli e poi si vota in merito alla proposta principale. Si parla di decisioni eventuali, poiché dipendono dall'accettazione o dal rifiuto finale della proposta principale.

Domanda

Abbiamo intenzione di inserire nello statuto la possibilità di esprimere il voto per iscritto, invece di tenere l'assemblea dei soci. Di cosa bisogna tener conto?

La risposta

L'articolo 66 cpv. 2 CC recita: «L’annuenza scritta di tutti i soci ad una proposta è parificata alla risoluzione sociale, quand’anche non sia stata tenuta un’assemblea». Ciò significa che tutti i soci devono partecipare alla votazione per iscritto ed approvare la proposta.
Inoltre la possibilità di deliberare per iscritto può essere disciplinata nello statuto. Può ad esempio essere formulata in questo modo: «La decisione tramite circolazione degli atti (lettera, e-mail o piattaforma di voto elettronica) è ammessa (in casi eccezionali motivati)».
Le decisioni prese per iscritto hanno tuttavia un grosso svantaggio: diversamente da quanto accade in un'assemblea in presenza, non possono essere oggetto di discussione. Le mozioni concernenti i punti all'ordine del giorno (proposte di modifica o controproposte) oppure le proposte di elezione aggiuntive devono essere presentate in anticipo. Sconsigliamo pertanto di sostituire in modo permanente l'assemblea in presenza con la deliberazione per iscritto.
Se tuttavia un'associazione sceglie la deliberazione per iscritto, è importante attenersi alle disposizioni statutarie: termine di convocazione, quorum di presenza (quorum di partecipazione), maggioranze richieste. L'associazione deve garantire che il socio avente diritto voti personalmente e una sola volta, ad esempio apponendo la sua firma sulla scheda di voto. Le decisioni della votazione per iscritto devono essere fissate in un verbale sintetico, comprese le informazioni sul numero di voti espressi e sulle modalità di voto. Altrettanto importante è garantire la protezione dei dati.

L'elezione per acclamazione (applaudendo) è una possibilità da riservare esclusivamente ai casi in cui il consenso generale è certo. Può ad esempio avere luogo nella rielezione di un membro della Direzione che si è dimostrato particolarmente valido (o dell'intera Direzione nel suo complesso). La proposta di un'elezione per acclamazione segnala al contempo che l'elezione è incontestata e che pertanto alla persona o alle persone viene tributato uno speciale apprezzamento. In presenza della proposta di un'elezione per acclamazione, esiste sempre la possibilità di chiedere la conta dei singoli voti mediante una mozione d'ordine. Anche risultati individuali particolarmente brillanti possono comportare l'apprezzamento per la persona eletta.

L’attività generalmente non retribuita all’interno della direzione di un’associazione è definita carica onorifica. La persona che riveste questa carica (onorifica) è eletta per un determinato periodo di tempo e per determinate mansioni. Queste attività sono svolte nel tempo libero. Al di fuori delle associazioni esistono cariche onorifiche ad esempio nel settore pubblico, nella scuola e nella Chiesa.

La direzione è eletta dall’assemblea dei soci, con una nomina collettiva come organo o come singolo membro della direzione. Alcuni statuti prevedono la nomina individuale per la presidenza e la nomina collettiva per il resto della direzione come organo. In questo caso, fatta eccezione per la presidenza, la direzione si costituisce da sé, ossia provvede personalmente alla ripartizione interna dei compiti (costituzione della direzione). In base allo statuto, possono essere eletti nella direzione anche persone non facenti parte dell'associazione. Ciò può accadere a seguito di un sovvenzionamento pubblico: ad es. un Comune che partecipa al finanziamento di un nido d’infanzia può richiedere che all’interno della direzione di quest’ultimo sieda anche un/una delegato/a comunale (elezione d’ufficio).

Diversamente dall’elezione segreta, nell’elezione (o nomina) aperta il voto è palese, ossia si sa chi vota per chi o per che cosa. Dovrebbe essere la norma nell’assemblea.

Domanda

L'assemblea dei soci mi rieleggerà come presidente, unitamente ad altri quattro membri che saranno confermati nella loro carica. In più sarà eletto un nuovo membro della direzione, già noto a tutti. L'elezione sarà con ogni probabilità incontestata. Come tenerla nel modo più efficiente e corretto?

La risposta

Non ci sono disposizioni di legge su come tenere le elezioni. Naturalmente bisogna rispettare le eventuali norme statutarie e deve essere chiaro chi è eletto e chi non lo è.

Nel corso del tempo si sono affermate le seguenti usanze:

• Dapprima si riconfermano i membri della direzione, singolarmente o in blocco (compreso il presidente) e successivamente il presidente nella sua carica.
• Un nuovo membro dovrebbe essere eletto separatamente. Un'elezione separata conferisce più peso alla persona interessata. In assenza di altre candidature, anche il nuovo membro può essere eletto insieme agli altri.
• Durante l'elezione del/la presidente, la presidenza è assunta temporaneamente dalla persona che lo/la sostituisce. Appena eletto o eletta, il presidente o la presidente soprintende al resto dell'elezione.

Domanda

È possibile eleggere una nuova direzione, se quella uscente non ha ancora ricevuto il discarico?

La risposta

Dopo l'approvazione del rendiconto annuale, l'assemblea dei soci sgrava la direzione in carica dalle sue responsabilità (discarico). Di conseguenza, da quel momento la responsabilità di eventuali debiti non è più della direzione, ma è dell'associazione, in conformità alle norme statutarie. La decisione di discarico non è prescritta dalla legge. È tuttavia una prassi comune nell'ambito dell'obbligo di sorveglianza dell'assemblea sociale ai sensi dell'art. 65 cpv. 2 CC, ed è prevista dalla maggioranza degli statuti sociali.

1. Salvo disposizioni statutarie contrarie, l'elezione di una nuova direzione è possibile anche senza il discarico di quella uscente. La direzione uscente non è più in carica. Eventuali richieste di risarcimento possono tuttavia essere fatte valere mediante un'azione civile anche nei confronti di una direzione uscente.
2. Nell'interesse di un adeguato proseguimento dell'attività dell'associazione, è opportuno far valere – tempestivamente e nel rispetto dei termini – le eventuali richieste di risarcimento nei confronti dei membri della direzione uscente, al fine di chiarire la questione della responsabilità.

L'elezione della Direzione in toto (più persone insieme) è una possibilità da usare con la massima cautela e solo nei casi in cui il consenso generale è certo. Nella rielezione di una Direzione che si è dimostrata particolarmente abile può ad esempio essere combinata con un'elezione per acclamazione, per dimostrare che l'elezione è davvero incontestata. In presenza della proposta di un'elezione in toto, esiste sempre la possibilità di chiedere mediante una mozione d'ordine che le persone vengano elette singolarmente. Alcuni soci esitano tuttavia a presentare una simile mozione per timore di apparire diffidenti. Anche elezioni individuali particolarmente brillanti possono tuttavia esprimere l'apprezzamento per le persone elette. In nessun caso l'elezione in toto deve essere un espediente per evitare la contestazione di eventuali candidati controversi.

Domanda

Una persona che non è socia può essere eletta nella direzione di un'associazione? I soci della nostra associazione sono esclusivamente persone giuridiche. Una persona idonea si metterebbe a disposizione per un mandato nella direzione, ma non appartiene a nessuna delle organizzazioni aderenti alla nostra associazione.

La risposta

Questo esempio dimostra che ci possono essere buoni motivi per eleggere nella direzione una persona al di fuori della cerchia dei soci. Una sentenza del Tribunale federale ha stabilito già nel 1947 che, per motivi inerenti all'autonomia dell'associazione e alle esigenze della vita pratica, possono essere elette nella direzione anche persone fisiche non aderenti all'associazione.

Siccome nella prassi ciò è più l'eccezione che la regola, consigliamo di menzionare esplicitamente nello statuto l'ammissione dei non soci nella direzione.

L’elezione degli organi, in particolare della direzione, è un momento centrale dell’assemblea dei soci. Lo svolgimento dell’elezione deve essere accuratamente preparato: i futuri membri della direzione saranno eletti singolarmente o tutti insieme come organo? Si presentano personalmente con i loro piani per il futuro dell’associazione, oppure la direzione si candida nel suo insieme con un programma per il prossimo anno sociale? I membri della direzione sono eletti nei singoli settori, oppure la direzione si ripartirà autonomamente i compiti? I/le candidati/e sono incontestati/e o i soci propongono altre persone?

Domanda

Mi metto a disposizione per il posto vacante di presidente, ma non faccio parte della direzione. L'assemblea dei soci mi deve prima eleggere nella direzione e poi, in una seconda elezione, alla presidenza? Lo statuto prevede che l'assemblea dei soci elegga il presidente e gli altri membri della direzione.

La risposta

Salvo disposizioni contrarie nello statuto, l'assemblea dei soci può eleggere direttamente il presidente. Se in un'associazione la direzione si costituisce da sé (e ciò non è il caso nella vostra associazione), l'assemblea dei soci elegge una o più persone nella direzione. Successivamente, nella seduta costitutiva, la direzione elegge un presidente tra i suoi membri.

La carica di membro della direzione è di regola onorifica ed è esercitata a titolo volontario. Il rimborso delle spese è ammesso e opportuno.

I membri della direzione sono eletti nell’ambito dell’assemblea dei soci per un determinato periodo di tempo (in base allo statuto) e gestiscono insieme, come organo, l’attività dell’associazione. Hanno responsabilità collettiva come organo e individuale per l’attività nel loro settore.

Domanda

La nostra piccola società ginnica fatica a trovare nuovi membri della direzione. Quasi tutti i ginnasti e le ginnaste attivi hanno già esercitato una volta questa carica. Un membro della direzione ha avuto l'idea di proporla a una persona che non è nella squadra, mentre lo sono i suoi figli. Un socio non attivo può essere eletto nella direzione? Ed è una scelta opportuna?

La risposta

Non ci sono motivi contrari, a meno che lo statuto non preveda che solo i soci attivi possono essere eletti nella direzione. In definitiva non cercate una persona che sappia fare la ruota o gli esercizi di squat, ma qualcuno in grado di collaborare alla direzione dell'associazione e di inserirsi nell'organo direttivo. Forse c'è anche un determinato settore da occupare, ad esempio l'attuariato, le finanze o la presidenza.
Anche al di fuori del gruppo dei ginnasti attivi si possono trovare persone abili nella stesura del verbale, nella gestione delle finanze o nella direzione di una società. Un membro della direzione ovviamente dovrebbe essere interessato all'attività dell'associazione, ma un punto di vista un po' diverso di certo non fa male.

Domanda

Siccome un membro della direzione è spesso causa di controversie, desideriamo revocare il suo mandato. Come dobbiamo procedere?

La risposta

Per principio i membri della direzione non possono destituire un collega o votare per sospenderlo dall'incarico. I membri della direzione sono eletti dall'assemblea dei soci, che è l'unico organo autorizzato a rimuoverli dall'incarico.

Dopo una decisione presa a maggioranza al suo interno, la direzione può proporre all'assemblea dei soci di non rieleggere più il collega. Spetterà tuttavia all'assemblea dei soci dare seguito alla richiesta, oppure ignorarla. Non è però detto che la mancata rielezione riesca a risolvere la situazione di conflitto. Spesso i problemi non sono semplicemente legati a una persona. Cercare le cause del conflitto e discuterne insieme è probabilmente una scelta più efficace.

Domanda

Stiamo cercando nuovi membri della direzione. Due coniugi hanno manifestato il loro interesse. In linea di principio è consentito ai parenti di fare parte della stessa direzione?
 

La risposta

Sì, è consentito. Nei casi concreti, è tuttavia giustificato chiedersi se è lecito che i congiunti siedano nello stesso consesso. Vi sono argomenti a favore e a sfavore: sinergie, passaggio d'informazioni agevolato, concentrazione del potere ecc.

In definitiva, con l'elezione sono i soci a decidere circa l'opportunità di avere nella direzione persone della stessa famiglia. Occorre tenere presente che anche per loro vale l'obbligo di astensione nelle votazioni concernenti un negozio giuridico o una controversia giuridica ai sensi dell'art. 68 CC. Già solo per questo non è opportuno che la direzione sia composta esclusivamente o in grande maggioranza da persone con stretti legami familiari. In simili situazioni, deliberare secondo le regole è quasi impossibile.
 

Domanda

Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?

La risposta

La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.

Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.

I membri della direzione dimissionari devono essere adeguatamente sostituiti, cosa non sempre facile. Non spetta al membro dimissionario regolare la sua successione, ma al resto della direzione. A questo scopo bisogna sottoporre una proposta di nomina all’assemblea dei soci. Vale la pena di chiarire preliminarmente i requisiti, nonché le esperienze, le competenze e le capacità richieste, per assicurare la continuità all'interno della direzione. La ricerca dei membri della direzione è un processo a lungo termine ed è pertanto opportuno iniziare per tempo a vagliare i possibili candidati.

Domanda

Quali elementi deve considerare un'associazione che intende modificare lo statuto?

La risposta

Un'associazione desidera darsi un nuovo scopo, un nuovo nome oppure acquisire nuovi soci donatori. Simili cambiamenti richiedono una modifica dello statuto sociale.

La revisione dello statuto è di competenza dell'assemblea dei soci, eventualmente con la maggioranza qualificata dei votanti. Per modifiche importanti dello statuto, che fanno prevedere accese discussioni, vale la pena di convocare un'assemblea dei soci straordinaria dedicata esclusivamente a questo tema. La direzione invia ai soci le proposte di modifica insieme alla convocazione, entro il termine prescritto dallo statuto. In caso di una revisione totale o di modifiche di grande portata è utile una rappresentazione sinottica (versione in vigore giustapposta al nuovo testo).

Durante l'assemblea dei soci le norme da rivedere vengono discusse separatamente. Alla fine si votano tutte insieme. Dopo l'assemblea, con l'invio del verbale le modifiche del nome e dello scopo sociale devono essere comunicate anche ai soci che erano assenti. Se un socio non è d'accordo con la modifica dello scopo sociale, in base all'art. 74 CC può uscire dall'associazione. Se l'associazione è iscritta nel registro di commercio, è necessario notificare la modifica del nome e dello scopo. È consigliabile informare anche i principali sostenitori finanziari prima dell'invio del successivo rapporto annuale.

Alcuni statuti prevedono la presenza di un numero minimo di soci, affinché le decisioni prese dall’assemblea dei soci siano valide. Anche la direzione può stabilire un numero minimo di membri presenti per raggiungere il quorum. Se non è raggiunto il quorum, spesso non rimane altro che interrompere l'assemblea e rimandarla ad altra data.

Lo statuto può stabilire il quorum (il numero minimo dei soci presenti), affinché l’assemblea abbia facoltà di deliberare.

Domanda

Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?

La risposta

La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.

Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.

Il quorum è il numero minimo di persone che devono essere presenti o un determinato tipo di maggioranza necessaria, affinché l’assemblea abbia facoltà di deliberare. Per decisioni di particolare importanza, lo statuto può prevedere una maggioranza qualificata, ad es. i due terzi dei soci presenti o un terzo di tutti i soci.

Gli scrutatori e le scrutatrici sono nominati all’inizio dell’assemblea per la conta dei voti.

In votazione ci si esprime con un «sì» o un «no». Chi non intende esprimersi né a favore né contro, può astenersi dal voto. Se si applica la maggioranza assoluta, si contano anche le astensioni. In caso di maggioranza relativa, le astensioni invece non contano.

In linea di massima, nelle votazioni e nelle nomine si distingue tra maggioranza assoluta, maggioranza relativa (o semplice) e maggioranza qualificata. Questi termini non sono tuttavia usati in un’accezione standard. Lo statuto dell’associazione stabilisce il tipo di maggioranza applicato e le basi di calcolo per determinarla. In mancanza di disposizioni statutarie, di norma vale la maggioranza assoluta, ossia la maggioranza dei voti dei soci presenti (ad esempio 21 se gli aventi diritto al voto presenti sono 40). A questo scopo vanno contati tutti i voti, ossia anche quelli non validi e le astensioni. La maggioranza assoluta può però essere calcolata sulla base dei voti validi espressi. Una proposta è accettata con la maggioranza relativa (o semplice), se nella votazione i «sì» superano i «no». Le astensioni non contano. La maggioranza qualificata è prevista per questioni di particolare importanza (ad es. la modifica dello statuto) e richiede un consenso maggiore rispetto alla semplice maggioranza, ad es. i due terzi o i tre quarti dei volti validi. Per votazioni molto importanti o per le decisioni prese mediante circolazione degli atti, lo statuto può anche prevedere l’unanimità. Anche in questo caso è opportuno stabilire se è necessaria l’unanimità dei soci presenti o di tutti i soci (riunione di tutti i soci). Occorre altresì definire nello statuto la procedura in caso di parità di voti. In questo caso il voto del/della presidente è spesso il voto preponderante. Altrimenti la proposta è respinta, poiché non ha ottenuto la maggioranza.

Domanda

Quali elementi deve considerare un'associazione che intende modificare lo statuto?

La risposta

Un'associazione desidera darsi un nuovo scopo, un nuovo nome oppure acquisire nuovi soci donatori. Simili cambiamenti richiedono una modifica dello statuto sociale.

La revisione dello statuto è di competenza dell'assemblea dei soci, eventualmente con la maggioranza qualificata dei votanti. Per modifiche importanti dello statuto, che fanno prevedere accese discussioni, vale la pena di convocare un'assemblea dei soci straordinaria dedicata esclusivamente a questo tema. La direzione invia ai soci le proposte di modifica insieme alla convocazione, entro il termine prescritto dallo statuto. In caso di una revisione totale o di modifiche di grande portata è utile una rappresentazione sinottica (versione in vigore giustapposta al nuovo testo).

Durante l'assemblea dei soci le norme da rivedere vengono discusse separatamente. Alla fine si votano tutte insieme. Dopo l'assemblea, con l'invio del verbale le modifiche del nome e dello scopo sociale devono essere comunicate anche ai soci che erano assenti. Se un socio non è d'accordo con la modifica dello scopo sociale, in base all'art. 74 CC può uscire dall'associazione. Se l'associazione è iscritta nel registro di commercio, è necessario notificare la modifica del nome e dello scopo. È consigliabile informare anche i principali sostenitori finanziari prima dell'invio del successivo rapporto annuale.

Domanda

Il nostro statuto prevede che per lo scioglimento dell'associazione è necessaria l'approvazione dei due terzi dei soci. È sufficiente che i due terzi dei soci presenti all'assemblea accettino lo scioglimento?

La risposta

Secondo quanto previsto dal vostro statuto, è chiaro che si tratta dei due terzi di tutti i soci, non solo di quelli presenti. Quando un'associazione ha intenzione di sciogliersi, è spesso difficile mobilitare un numero di soci sufficiente. E il quorum elevato si rivela un ostacolo quasi insormontabile. La violazione dello statuto – che si verificherebbe se si tenesse conto solo del numero dei soci presenti – potrebbe essere un motivo di ricorso contro la decisione.

Per evadere la questione in modo giuridicamente corretto, in una successiva assemblea dei soci (eventualmente straordinaria) bisognerebbe modificare il relativo articolo dello statuto. L'associazione potrà poi essere sciolta correttamente durante un'altra assemblea dei soci. Le due assemblee possono avere luogo immediatamente una dopo l'altra. Per evitare sorprese, è importante comunicare per tempo ai soci il procedimento previsto. I soci devono avere il tempo di occuparsi della questione dello scioglimento e la direzione deve poter valutare gli umori. Per ogni associazione vale infatti il principio che l'assemblea dei soci è l'organo supremo, l'unico che può decretare lo scioglimento.

Domanda

Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?

La risposta

La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.

Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.

I soci devono essere invitati per tempo a partecipare all’assemblea dei soci. Di solito ciò avviene per iscritto. Lo statuto può anche prevedere un invito per e-mail. In generale lo statuto stabilisce il termine entro il quale l’invito deve essere recapitato (termine di preavviso o termine di convocazione). Altrimenti, l’invito deve in ogni caso pervenire ai soci per tempo, per permettere loro di partecipare all'assemblea. La legge parla di un preavviso adeguato (di solito bastano da due a tre settimane). All’invito è allegato l'ordine del giorno. L’avviso dà ai soci l’opportunità di prepararsi all’assemblea e di decidere se partecipare. A seconda dello statuto, è previsto un termine per l’inoltro dei punti che i soci desiderano siano messi all’ordine del giorno.

Domanda

Quali elementi deve considerare un'associazione che intende modificare lo statuto?

La risposta

Un'associazione desidera darsi un nuovo scopo, un nuovo nome oppure acquisire nuovi soci donatori. Simili cambiamenti richiedono una modifica dello statuto sociale.

La revisione dello statuto è di competenza dell'assemblea dei soci, eventualmente con la maggioranza qualificata dei votanti. Per modifiche importanti dello statuto, che fanno prevedere accese discussioni, vale la pena di convocare un'assemblea dei soci straordinaria dedicata esclusivamente a questo tema. La direzione invia ai soci le proposte di modifica insieme alla convocazione, entro il termine prescritto dallo statuto. In caso di una revisione totale o di modifiche di grande portata è utile una rappresentazione sinottica (versione in vigore giustapposta al nuovo testo).

Durante l'assemblea dei soci le norme da rivedere vengono discusse separatamente. Alla fine si votano tutte insieme. Dopo l'assemblea, con l'invio del verbale le modifiche del nome e dello scopo sociale devono essere comunicate anche ai soci che erano assenti. Se un socio non è d'accordo con la modifica dello scopo sociale, in base all'art. 74 CC può uscire dall'associazione. Se l'associazione è iscritta nel registro di commercio, è necessario notificare la modifica del nome e dello scopo. È consigliabile informare anche i principali sostenitori finanziari prima dell'invio del successivo rapporto annuale.

L’assemblea dei soci deve essere annunciata per tempo, per dare ai soci la possibilità di partecipare adeguatamente preparati. I punti all’ordine del giorno devono essere descritti con chiarezza per permettere a tutti di farsi un’idea in merito alla portata del tema e di decidere se intendono partecipare all’assemblea. In caso di esclusione di un socio, il nome della persona interessata deve figurare, mentre in caso di elezioni non è necessario menzionare preliminarmente il nome dei candidati e delle candidate. Durante l’assemblea è possibile proporre anche nuove persone.

Sussiste un vizio di forma ad esempio quando non tutti i soci ricevono la convocazione all’assemblea dei soci, oppure quando la convocazione riporta la data o il luogo sbagliati. I vizi di forma possono essere un motivo per la contestazione delle decisioni.

I temi trattati durante la seduta o l’assemblea sono detti argomenti all’ordine del giorno. Nella Svizzera italiana si usa anche il termine di trattande.

Ogni proposta può avere una controproposta. Esempio: proposta di locazione di un nuovo locale. Una controproposta suggerisce l'acquisto di uno stabile. Entrambe le proposte sono messe in votazione, una dopo l’altra. Sarà accettata quella che raccoglie la maggioranza dei voti.

Domanda

Il nostro statuto prevede che la convocazione dell'assemblea dei soci avvenga per iscritto. Possiamo convocarla anche per e-mail?

La risposta

La convocazione di un'assemblea dei soci ai sensi dell'art. 64 CC deve aver luogo secondo quanto previsto dallo statuto e/o eventualmente da una determinata pratica in uso nell'associazione. Se la convocazione è finora sempre avvenuta per lettera, un improvviso ricorso alla posta elettronica potrebbe essere contestato, se la convocazione non giunge a tutti i soci. È essenziale che tutte le persone aventi diritto a partecipare siano messe al corrente in buona fede e in tempo utile per poter partecipare.

Consigliamo pertanto di formulare con precisione nello statuto le modalità di convocazione. Vi sono varie possibilità di convocazione: per lettera, per e-mail, con un avviso nella bacheca dell'associazione, con un'inserzione sul giornale o sull'organo dell'associazione ecc.

La legge non prescrive una modalità per l'esercizio del diritto di mozione, nemmeno per la richiesta di un'assemblea dei soci straordinaria. Se lo statuto non prevede altrimenti, per le mozioni sono pertanto ammessi anche altri strumenti: e-mail, telefono ecc.
 

Il dibattito è una sorta di disputa verbale che, diversamente dalla discussione, segue regole formali e di solito serve ad approfondire gli argomenti in votazione. I dibattiti sono un importante elemento di democrazia all'interno delle associazioni e avvengono nell’ambito dell'assemblea dei soci sui punti all'ordine del giorno. Nella moderazione del dibattito è importante permettere una discussione aperta, senza limitare i soci nell'esposizione delle loro posizioni, ma facendo in modo che rispettino i tempi per i singoli temi. Un’attiva partecipazione dei soci è l’espressione del loro impegno concreto a favore dell’associazione.

Nell’assemblea i soci discutono apertamente i temi in votazione. Ogni socio ha diritto a partecipare alla discussione (dibattito, diritto di partecipazione).

Se numerosi soci si sono iscritti per prendere la parola durante l'assemblea, vale la pena di fissare un limite di tempo massimo ai vari interventi. Con una mozione d’ordine, i partecipanti possono chiedere la limitazione del tempo di parola anche nel corso dell’assemblea. L’assemblea dovrà votare questa mozione.

La lista in cui figurano i singoli temi da trattare durante la seduta o l’assemblea è detta lista degli argomenti all’ordine del giorno. Nella Svizzera italiana si parla anche di lista delle trattande.

Domanda

Quali elementi deve considerare un'associazione che intende modificare lo statuto?

La risposta

Un'associazione desidera darsi un nuovo scopo, un nuovo nome oppure acquisire nuovi soci donatori. Simili cambiamenti richiedono una modifica dello statuto sociale.

La revisione dello statuto è di competenza dell'assemblea dei soci, eventualmente con la maggioranza qualificata dei votanti. Per modifiche importanti dello statuto, che fanno prevedere accese discussioni, vale la pena di convocare un'assemblea dei soci straordinaria dedicata esclusivamente a questo tema. La direzione invia ai soci le proposte di modifica insieme alla convocazione, entro il termine prescritto dallo statuto. In caso di una revisione totale o di modifiche di grande portata è utile una rappresentazione sinottica (versione in vigore giustapposta al nuovo testo).

Durante l'assemblea dei soci le norme da rivedere vengono discusse separatamente. Alla fine si votano tutte insieme. Dopo l'assemblea, con l'invio del verbale le modifiche del nome e dello scopo sociale devono essere comunicate anche ai soci che erano assenti. Se un socio non è d'accordo con la modifica dello scopo sociale, in base all'art. 74 CC può uscire dall'associazione. Se l'associazione è iscritta nel registro di commercio, è necessario notificare la modifica del nome e dello scopo. È consigliabile informare anche i principali sostenitori finanziari prima dell'invio del successivo rapporto annuale.

La mozione di merito concerne un tema concreto, diversamente dalla mozione d’ordine che riguarda la procedura durante l’assemblea.

Le mozioni d'ordine riguardano lo svolgimento dell'assemblea: modifica della successione dei punti all'ordine del giorno (trattande), voto segreto, limitazione del tempo di parola, interruzione della discussione, rifiuto dell'operazione, ripresa di un'operazione già trattata, rinvio o interruzione dell'assemblea ecc. Una mozione d'ordine può essere presentata in ogni momento e viene messa immediatamente ai voti.

Domanda

La settimana prossima si tiene la nostra assemblea dei soci. La mozione di un socio ci è giunta dopo il termine fissato dallo statuto. Il socio propone di mantenere invariata la quota sociale. La direzione propone invece di aumentarla. Dobbiamo mettere all'ordine del giorno la mozione del socio?

La risposta

Siccome l'oggetto «Quota sociale» è già all'ordine del giorno, la mozione inoltrata concerne un punto in agenda. Il termine ultimo per l'iscrizione di una mozione all'ordine del giorno riguarda solo i nuovi oggetti da trattare.

La mozione del vostro socio deve pertanto essere presentata e messa in votazione. Un socio deve inoltre avere la possibilità di presentare una mozione (concernente un punto all'ordine del giorno) anche durante l'assemblea stessa. Solo questa procedura rende possibile una discussione democratica che permetta di pervenire a una decisione.

Domanda

Siccome un membro della direzione è spesso causa di controversie, desideriamo revocare il suo mandato. Come dobbiamo procedere?

La risposta

Per principio i membri della direzione non possono destituire un collega o votare per sospenderlo dall'incarico. I membri della direzione sono eletti dall'assemblea dei soci, che è l'unico organo autorizzato a rimuoverli dall'incarico.

Dopo una decisione presa a maggioranza al suo interno, la direzione può proporre all'assemblea dei soci di non rieleggere più il collega. Spetterà tuttavia all'assemblea dei soci dare seguito alla richiesta, oppure ignorarla. Non è però detto che la mancata rielezione riesca a risolvere la situazione di conflitto. Spesso i problemi non sono semplicemente legati a una persona. Cercare le cause del conflitto e discuterne insieme è probabilmente una scelta più efficace.

Obbligo d’iscrizione

L’assemblea dei soci deve essere annunciata per tempo, per dare ai soci la possibilità di partecipare adeguatamente preparati. I punti all’ordine del giorno devono essere descritti con chiarezza per permettere a tutti di farsi un’idea in merito alla portata del tema e di decidere se intendono partecipare all’assemblea. In caso di esclusione di un socio, il nome della persona interessata deve figurare, mentre in caso di elezioni non è necessario menzionare preliminarmente il nome dei candidati e delle candidate. Durante l’assemblea è possibile proporre anche nuove persone.

Nell’assemblea dei soci si discutono sia le proposte della direzione, sia quelle dei soci. La proposta principale è quella che concerne il punto-chiave di una questione, ad es. affittare un nuovo locale in un'altra località. La controproposta potrebbe ad es. essere ‘affittare un locale più grande’. Una proposta di modifica della proposta principale potrebbe essere ‘ristrutturare il locale già esistente’. Nell'assemblea, per ogni proposta può essere presentata una controproposta o una proposta di modifica.

Domanda

La quota sociale annuale deve essere messa all'ordine del giorno dell'assemblea dei soci, anche se rimane uguale tutti gli anni?

La risposta

Di regola l'importo della quota sociale è stabilito dall'assemblea dei soci. Se tale importo è definito nello statuto, può essere aumentato o diminuito solo mediante una modifica dello statuto. In questo caso la questione può essere sollevata solo con una corrispondente proposta della direzione o di un socio nell'ordine del giorno.

Se l'importo della quota sociale non è definito nello statuto, la sua definizione rientra nell'attività ordinaria dell'assemblea dei soci. In questo caso è opportuno inserire ogni anno nell'ordine del giorno il punto «quota sociale». La direzione potrà ad esempio chiedere di mantenere l'importo invariato. A loro volta i soci potranno presentare una controproposta.

Lo statuto stabilisce il termine ultimo di inoltro delle proposte dei soci all'attenzione dell'assemblea dei soci.

Durante un’assemblea, in merito a uno stesso oggetto ci possono essere più proposte che devono essere vagliate una dopo l’altra e votate a diversi livelli, finché ne rimane una sola che sarà la proposta principale. In votazione una proposta viene contrapposta all'altra. Quella che ottiene più voti elimina l’altra e così via. In linea di principio, prima si regolano i dettagli e poi si vota in merito alla proposta principale. Si parla di decisioni eventuali, poiché dipendono dall'accettazione o dal rifiuto finale della proposta principale.

Domanda

È possibile eleggere una nuova direzione, se quella uscente non ha ancora ricevuto il discarico?

La risposta

Dopo l'approvazione del rendiconto annuale, l'assemblea dei soci sgrava la direzione in carica dalle sue responsabilità (discarico). Di conseguenza, da quel momento la responsabilità di eventuali debiti non è più della direzione, ma è dell'associazione, in conformità alle norme statutarie. La decisione di discarico non è prescritta dalla legge. È tuttavia una prassi comune nell'ambito dell'obbligo di sorveglianza dell'assemblea sociale ai sensi dell'art. 65 cpv. 2 CC, ed è prevista dalla maggioranza degli statuti sociali.

1. Salvo disposizioni statutarie contrarie, l'elezione di una nuova direzione è possibile anche senza il discarico di quella uscente. La direzione uscente non è più in carica. Eventuali richieste di risarcimento possono tuttavia essere fatte valere mediante un'azione civile anche nei confronti di una direzione uscente.
2. Nell'interesse di un adeguato proseguimento dell'attività dell'associazione, è opportuno far valere – tempestivamente e nel rispetto dei termini – le eventuali richieste di risarcimento nei confronti dei membri della direzione uscente, al fine di chiarire la questione della responsabilità.

Domanda

È vero che il rapporto di revisione non deve essere votato? Dopo l'approvazione del rapporto annuale, è giusto votare il rapporto di revisione e poi il rendiconto annuale?

La risposta

Il rapporto di revisione è allestito da una persona o da un ufficio indipendente. Raccomanda all'assemblea dei soci di approvare o di respingere il rendiconto annuale e contiene eventuali altre raccomandazioni.

Il rapporto di revisione non viene votato. Serve ai soci per la discussione sul rendiconto annuale. Se i soci non sono soddisfatti del lavoro dell'ufficio di revisione, possono destituirlo e proporne un altro al suo posto.

Il resoconto (anche rendiconto o reporting) aiuta un organo superiore a valutare la situazione e a prendere i provvedimenti per il futuro. Mediante il rapporto annuale e i conti annuali, la direzione rende conto all’assemblea dei soci in merito alla sua attività nel corso dell’anno precedente. Il segretariato o i gruppi di lavoro rendono conto regolarmente alla direzione. Il resoconto ha sempre una parte che riguarda i contenuti e una parte finanziaria. Insieme al controllo è la base dell'esercizio della responsabilità delle istanze superiori. La direzione rende ad es. conto all’assemblea dei soci delle sue attività nel corso dell’anno precedente (rapporto annuale e conti annuali). A sua volta, il segretariato rende conto alla direzione a cadenza regolare. Il resoconto può avere forma orale o scritta.

La direzione è responsabile nei confronti dell’associazione della gestione oculata e corretta dell’attività. Dando scarico (discarico) alla direzione, l'assemblea dei soci solleva la direzione dalla responsabilità per l'anno precedente. Ciò vale tuttavia solo per l’attività di cui è stato riferito nell’ambito dell’assemblea dei soci. Dando scarico alla direzione, l’assemblea dei soci rinuncia a far valere eventuali attribuzioni di responsabilità alla direzione nel suo insieme o ai suoi singoli membri. Un membro della direzione che nuoce intenzionalmente o per negligenza all’associazione (colpa o violazione dell'obbligo di diligenza) deve rispondere personalmente dei danni. Esiste il caso speciale della responsabilità per i contributi AVS e l’imposta sul valore aggiunto: come datore di lavoro, un'associazione che ha dipendenti è responsabile del versamento dei contributi AVS, in virtù dell'art. 52 della LAVS (Legge sull'assicurazione per la vecchiaia e i superstiti). Se l’associazione è soggetta all’imposta sul valore aggiunto, è responsabile del pagamento degli oneri fiscali dovuti. I membri della direzione sono inoltre responsabili a titolo personale, nel caso in cui l'assemblea dei soci non dia scarico alla direzione, un’evenienza molto rara.

Dare discarico significa sgravare dalla responsabilità del proprio operato. Approvando il rapporto di gestione e il rendiconto annuale, l'assemblea sociale dà discarico alla direzione o ai singoli membri della direzione. Da quel momento la direzione non è più responsabile del proprio operato nei confronti dell'associazione. Ciò vale tuttavia solo per i fatti di cui i soci sono a conoscenza e non anche per le pretese di persone terze, nei cui confronti l'associazione o la direzione possono eventualmente essere ritenute responsabili.

La democrazia interna alle associazioni permette alle grandi associazioni di tenere le assemblee dei delegati, in sostituzione delle assemblee dei soci. All’interno delle grandi associazioni, non è facile esercitare i diritti personali di partecipazione e pertanto i singoli membri sono rappresentati dai loro delegati. I delegati devono essere eletti dai soci nelle sezioni o nelle associazioni locali.

L’assemblea dei soci è l’organo supremo dell’associazione. Normalmente ha luogo una volta all’anno (assemblea ordinaria o statutaria). L’assemblea dei soci è il legislativo dell’associazione. Emana e modifica lo statuto, elegge le direzione e gli altri organi previsti dallo statuto (ad es. l’ufficio di revisione) e nomina i gruppi di lavoro e le commissioni. Esercita il controllo sulla direzione, verificando e approvando (o eventualmente respingendo) il rapporto annuale (relazione d’esercizio), compresi i conti annuali. Con l’approvazione, l’assemblea dà scarico (discarico) alla direzione. A seconda dello statuto, all’assemblea dei soci possono competere altre mansioni che non sono state assegnate a un altro organo. Anche lo scioglimento dell’associazione è deciso dall’assemblea dei soci. I soci devono ricevere per tempo la convocazione all’assemblea e hanno diritto a presentare delle proposte. Possono prendere la parola in merito ai temi all'ordine del giorno, partecipare al dibattito e/o presentare controproposte. I soci possono richiedere la convocazione di un’assemblea. Per legge è sufficiente che ne faccia richiesta un quinto dei soci.

Oltre all’assemblea annuale ordinaria dei soci prevista dallo statuto, per questioni importanti o impreviste la direzione può convocare un’assemblea dei soci straordinaria. È inoltre tenuta a convocarla, se lo richiede un quinto dei soci.

Il termine di assemblea generale si usa spesso al posto di assemblea dei soci. Quest’ultimo termine non è contemplato nel diritto delle associazioni che parla di assemblea generale e assemblea sociale.

Conformemente all’Ordinanza 3 Covid-19 del Consiglio federale, fino al 31.12.2022 le associazioni erano autorizzate a tenere l’assemblea annuale online o a prendere le decisioni per iscritto, anche se lo statuto non lo prevedeva. L’ordinanza non ammetteva una combinazione delle due modalità di svolgimento dell’assemblea. Dal 1° gennaio 2023 le deroghe della Confederazione non sono più valide e le assemblee devono di nuovo svolgersi come previsto dallo statuto. Ciò significa che le assemblee possono essere tenute online o in forma ibrida solo se lo statuto lo consente esplicitamente.

Conformemente all’Ordinanza 3 Covid-19 del Consiglio federale, fino al 31.12.2022 le associazioni erano autorizzate a tenere online l’assemblea annuale o a prendere le decisioni per iscritto, anche se lo statuto non lo prevedeva. L’ordinanza non ammetteva una combinazione delle due modalità di svolgimento dell’assemblea. Dal 1° gennaio 2023 le deroghe della Confederazione non sono più valide e le assemblee devono di nuovo svolgersi come previsto dallo statuto. Ciò significa che le decisioni possono essere prese per iscritto solo se lo statuto lo consente esplicitamente. Se lo statuto non contiene alcuna norma al riguardo, vale quanto segue: «L’annuenza scritta di tutti i soci ad una proposta è parificata alla risoluzione sociale, quand’anche non sia stata tenuta un’assemblea». Ciò significa che tutti i soci devono partecipare alla votazione per iscritto ed approvare le decisioni.

Domanda

I nostri soci sono sparsi in tutta la Svizzera e anche oltreconfine. Per molti di loro non è possibile venire all’assemblea. Possiamo organizzare un’assemblea online?

La risposta

I soci hanno il diritto di partecipare all’assemblea dei soci, alle votazioni e alle elezioni, nonché ai relativi dibattiti. Un’associazione svizzera che ha soci residenti all’estero deve garantire anche a loro la possibilità di esercitare questo diritto. In sostituzione o a complemento dell’assemblea in una sala conferenze, è possibile organizzare online un'assemblea virtuale (ad es. tramite Skype, FaceTime ecc.), oppure uno streaming in diretta dalla sala dell'assemblea, con una chat per la discussione e la votazione. Ciò è ammesso a condizione che tutti i soci ne siano informati per tempo, abbiano accesso a Internet e ricevano la documentazione e i dati di accesso necessari. La forma online sostitutiva deve essere autorizzata anche nello statuto.

Alla riunione di tutti i soci partecipa la totalità dei soci dell’associazione. Si tratta di un raro caso speciale, ma che può effettivamente verificarsi nelle associazioni con pochi soci. In questa occasione, è ammesso prendere decisioni anche se tale possibilità non è stata comunicata in precedenza.

Domanda

Un socio desidera convocare un'assemblea dei soci straordinaria e ci ha chiesto di fornirgli i dati di contatto di tutti i soci. Ci è consentito farlo?

La risposta

Se un quinto dei soci (o in conformità dello statuto anche meno) richiede un'assemblea dei soci straordinaria, la Direzione è tenuta a convocarla. In pratica, ciò significa che in questo caso è consentito trasmettere i dati dei soci all'interno dell'associazione, poiché sono necessari per l'esercizio dei diritti dei soci, ovvero per la convocazione di un'assemblea dei soci straordinaria (art. 64 cpv. 3 CC). Nella fattispecie la divulgazione dei dati dovrebbe tuttavia limitarsi ai dati necessari per l’esercizio del diritto (ad es. nomi e indirizzi). Il socio in questione deve essere informato che può utilizzare i suddetti dati solo per questo scopo, dopodiché li deve distruggere. In alternativa alla divulgazione, la Direzione può proporre di inviare lei stessa le informazioni agli altri soci, per conto del socio che ha richiesto i dati.

Domanda

Abbiamo intenzione di inserire nello statuto la possibilità di esprimere il voto per iscritto, invece di tenere l'assemblea dei soci. Di cosa bisogna tener conto?

La risposta

L'articolo 66 cpv. 2 CC recita: «L’annuenza scritta di tutti i soci ad una proposta è parificata alla risoluzione sociale, quand’anche non sia stata tenuta un’assemblea». Ciò significa che tutti i soci devono partecipare alla votazione per iscritto ed approvare la proposta.
Inoltre la possibilità di deliberare per iscritto può essere disciplinata nello statuto. Può ad esempio essere formulata in questo modo: «La decisione tramite circolazione degli atti (lettera, e-mail o piattaforma di voto elettronica) è ammessa (in casi eccezionali motivati)».
Le decisioni prese per iscritto hanno tuttavia un grosso svantaggio: diversamente da quanto accade in un'assemblea in presenza, non possono essere oggetto di discussione. Le mozioni concernenti i punti all'ordine del giorno (proposte di modifica o controproposte) oppure le proposte di elezione aggiuntive devono essere presentate in anticipo. Sconsigliamo pertanto di sostituire in modo permanente l'assemblea in presenza con la deliberazione per iscritto.
Se tuttavia un'associazione sceglie la deliberazione per iscritto, è importante attenersi alle disposizioni statutarie: termine di convocazione, quorum di presenza (quorum di partecipazione), maggioranze richieste. L'associazione deve garantire che il socio avente diritto voti personalmente e una sola volta, ad esempio apponendo la sua firma sulla scheda di voto. Le decisioni della votazione per iscritto devono essere fissate in un verbale sintetico, comprese le informazioni sul numero di voti espressi e sulle modalità di voto. Altrettanto importante è garantire la protezione dei dati.